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LA GESTION DES STOCKS |
Il est extrêmement important de suivre rigoureusement les mouvements stocks afin d' éviter :
- d' avoir trop de stock (argent immobilisé, risque
d'obsolescence des articles ce qui entraîne une perte d'argent)
- les ruptures de stocks (perte de chiffre d'affaire, très mauvais
pour l'image d'une enseigne)
Pour cela il existe des outils : La fiche de stocks et le cadencier
La fiche de stock et le cadencier sont des documents sur lequel sont enregistrés les informations se rapportant à une marchandise, depuis la commande au fournisseur jusqu’à la vente au client. Le suivi des stocks peut être assuré manuellement. Cependant l’utilisation d’un matériel informatique permet d’être plus performant en améliorant la qualité du travail.
Pour pouvoir utiliser correctement ces documents il faut d'abord comprendre la signification de certains termes :
- Stock initial (SI) : c'est le stock
au début d'une période
- Stock final (SF): c'est le stock à la fin
de la période
- Stock minimum (SM): c'est le stock qui correspond
aux vente pendant les délais de livraisons.
Exemple: Un fournisseur demande une semaine de livraison. Si les ventes
d'un article sont de 20 unités par semaine, c'est le stock minimum.
Si le magasin attends pour commander qu'il en reste 15, il sera en rupture
de stock avant la fin de la semaine prévue pour la livraison.
- Stock de sécurité (SS) ou stock tampon :
C'est une quantité de produit à avoir en stock en plus
du stock minimum qui permet de faire face à une retard éventuel
de livraison ou à des ventes supplémentaires durant ce
délai de livraison. Exemple, pour un stock minimum de 20 articles
(exemple ci-dessus), un stock de sécurité de 2 articles
paraît suffisant.
- Stock d'alerte : C'est le stock qui déclenche la commande.
Il est égal à Stock minimum + Stock de sécurité
(20 +2 = 22)
1.1. Calcul des ventes et/ou du stock final grace au cadencier
Le cadencier permet d'avoir des informations sur plusieurs articles à la fois:
| Informations
commerciales - Nom du fournisseur - Désignation des articles - Fréquence de passation des commandes (journalières, hebdomadaires, mensuelles.. - jour habituel de passation de la commande - Délai de livraison : nombre de jours séparant la commande de sa livraison. C’est le délai nécessaire au fournisseur pour réceptionner la commande, préparer et livrer la marchandise |
Informations sur la marchandise - Stock : quantité de marchandises disponibles sur la surface de vente et en réserve. - Commande quantité : commandée, indiquée en unité de vente - Livraison : quantité de marchandises réellement livrée. - Ventes |
Le cadencier informatisé comporte généralement
plus d’informations que le cadencier manuel. Son fonctionnement
est simple : le code du produit est saisi au moment du passage en caisse.
L'ordinateur cherche dans sa mémoire tous les fichiers qui sont
connectés au code du produit: fichier stock, vente, désignation
produit, prix.., et effectue automatiquement tous les calculs de mise
à jour. Ainsi, le magasin équipé d’un système
de gestion informatisé connaît à tout moment l’état
de ses ventes, en quantité, en chiffre d’affaires, et le
stock restant.
Chaque magasin possède son propre système de suivi des stocks et des ventes. Quel que soit le point de vente, il faut repérer les informations contenues dans le cadencier :
Période 1 |
Période 2 |
||||||||
Rèf |
SI |
C |
L |
V |
SI |
C |
L |
V |
SI |
A |
10 |
10 |
8 |
7 |
11 |
10 |
10 |
12 |
9 |
B |
9 |
20 |
20 |
15 |
14 |
25 |
25 |
19 |
10 |
| C = commande | L = livraison de la période | V = vente de la période |
Nota : le SF de la période
1 correspond au SI de la période 2 et ainsi de suite ...
|
||
Deux possibilités s'offrent aux commercant :
1- Faire un inventaire régulier afin de quantifier le stock final
réel de chaque période. Calculer les ventes de la à
partir de ce stock :
Ventes = SI + Livraison - SF
| Ref A période 1 : 10 + 8 - 11 = 7 | Ref A période 2 : 11 + 10 - 9 = 12 |
| Ref B période 1 : 9 + 20 - 14 = 15 | Ref B période 2 : 14 + 25 -10 = 19 |
2 - Relever les ventes de chaque période et calculer le stock
final (qui sera appelé stock final théorique car il est
calculé et non inventorié).
SF = SI + Livraison - ventes
| Ref A période 1 : 10 + 8 - 7 = 11 | Ref A période 2 : 11 + 10 - 12 = 9 |
| Ref B période 1 : 9 + 20 - 15 = 14 | Ref B période 2 : 14 + 25 -19 = 10 |
Elle permet d'avoir des informations sur un article en particulier :
1.1.1 La démarque connue
Ce sont les marchandises qui ne sont plus en stock pour des raisons précises, identifiées et comptabilisées dans un cahier de démarque ( exemple: une bouteille cassée et signalée par un employé )
1.1.2 La démarque inconnue
Ce sont les marchandises qui ne sont plus en stock et dont les raisons ne sont pas identifiées (vol, sortie de stock non enregistrée, etc. )
Calcul de la démarque inconnue : C'est l'écart entre le stock théorique (calculé sur le cadencier) et le stock physique (le stock réel, trouvé au moment du comptage des produits en magasin). Exemple: si le cadencier indique qu'il doit rester en stock 12 articles, que le cahier de démarque connue indique qu'un article a été cassé pendant la période et qu'il n'en reste que 9 au moment de l'inventaire: la démarque inconnue est de 12 –1 - 9 = 2 articles
DI = Stock final théorique (calculé dans le cadencier) - démarque connue - stock final réel (inventaire)
2. Les outils de gestions des stocks
2.1. Le coefficient et la durée de rotation des stocks
Ce sont des instruments de mesure des utiles.
1. Le coefficient de rotation des stocks détermine le nombre de fois ou le stock est complètement renouveler pour réaliser un chiffre d'affaire donné dans une période donnée. Dans le commerce l'expression "mon stock tourne 3, 4, 5 fois dans telle ou telle période" est très utilisée. Le calcul est effectué en deux étapes :
- Calculer le stock moyen de la période : : (stock initial + stock final)/ 2. Ne pas oublier les parenthèses !!!
- Calculer le coefficient de rotation des stocks (CR)
: Achat en quantité ou en valeur / Stock moyen en
quantité ou en valeur
Attention : Si les achats sont exprimés en quantité,
le stock moyen doit être exprimé en quantité. Si
les achats sont exprimés en prix d'achat ou en prix de vente,
le stock moyen doit être exprimé en prix d'achat ou en
prix de vente.
2. La durée de rotation des stocks ou couverture de stock se mesure en jour. C'est un indicateur très important pour le point de vente. Il permet de savoir combien de jour il faut pour renouveler le stock moyen. C'est la vitesse d'écoulement du stockmoyen . L'objectif de tout point de vente est de baisser au maximum la durée de rotation des stocks car garder longtemps des produits en stock coûte cher. Le calcul est le suivant :
Durée de la période / coefficient de rotation.
- Si la période de référence est
un an, la formule est : 360 jours / coefficient de rotation.
- Si la période de référence est
un mois, la formule est : 30 jours / coefficient
de rotation.
et ainsi de suite..
2.2. La loi de pareto (loi des 20/80) et la méthode ABC
2.2.1. La loi de Pareto (loi des 20/80)
C'est une méthode qui permet de vérifier que dans certains cas 20% des produits en stock représentent 80% de la valeur totale du stock. Dans ce cas, il faut évidemment suivre de très près ces produits. Le calcul est fait dans un tableau:
| Désignation |
Nb de réfs |
% de références |
% de références cumulées |
Valeur du stock |
% de la valeur du stock |
% de valeur su stock cumulé |
| Référence a |
1 |
10% |
10% |
25 000 € |
50 % |
50 % |
| Référence b |
1 |
10% |
20% |
15 000 € |
30 % |
80% |
| Référence c |
1 |
10% |
30% |
2000 € |
4 % |
84 |
| Référence d |
1 |
10% |
40% |
2000 € |
4 % |
88 % |
| Référence e |
1 |
10% |
50% |
2000 € |
4 % |
92 % |
| Référence f |
1 |
10% |
60% |
1000 € |
2 % |
94 % |
| Référence g |
1 |
10% |
70% |
1000 € |
2 % |
96 % |
| Référence h |
1 |
10% |
80% |
1000 € |
2 % |
98 % |
| Référence i |
1 |
10% |
90% |
500 € |
1 % |
99 % |
| Référence j |
1 |
10% |
100% |
500 € |
1 % |
100% |
| Total |
10 rèf |
|
|
50 000 € |
|
|
Dans ce cas, la loi de Pareto est vérifiée car 20 % des références (les refs a et b) représentent 80% de la valeur totale du stock
2.2.2. La méthode ABC
Cette méthodes à extement le même but que la loi
de Pareto. Pareto met en relation deux groupe (les 20% et les 80%).
Par la méthode ABC trois groupes :
Le groupe A : 10% des références représentent 60%
de la valeur totale du stock
Le groupe B : 40% des références représentent 30%
de la valeur totale du stock
Le groupe A : 50% des références représentent 10%
de la valeur totale du stock
Le calcul se fait dans un tableau, de la même manière que
pour Pareto.
3. La gestion économique des stocks : la formule de Wilson
3.1. La mise en oeuvre de la méthode
La gestion économique des stocks consiste à
- réduire les coûts de passation (lancement) des commandes
en réduisant le nombre de commandes d'un produit
durant une période (une année par example). En effet,
passer une commande a un coût (humain et matériel)
- Limiter le coût de possession (détention) du stock par
un renouvellement (ou une rotation) rapide en augmentant
le nombre de commande. En effet, detenir un
stock à un coût (location, amortissement des entrpots,
assurance des produits stockés, capitaux stockés, ..).
Ces deux objectifs sont contradictoires. D'un coté il faut réduire
le nombre de commande, de l'autre coté il faut l'augmenter.
La formule de Wilson, permet de déterminer la solution la plus
économique : le nombre de commande et donc la quantité
à commander idéale. Wison propose une formule
assez compliquée. Au niveau du bac pro commerce (et à
tous les niveau daileurs...) , il est possible de la transformer en
tableau (à la main ou sur excel) qui permet d'arriver au même
résultat.
Exemple: Vous travaillez dans un magasin
de distribution et vous gérez un stock de K7 vidéos. Vous
disposez des informations suivantes (ces informations doivent être
obligatoirement fournies) :
Quantité vendues : 300 par an
Cout de passation d'une commande : 2 €
Prix d'achat unitaire : 2,20 €
Coût de détention du stock : 10% du stock moyen
Faire la tableau suivant :
On s'apercçoit que le nombre de commandes le plus économiques
est : 4 commandes. Dans l'exemple, il aurait été possible
d'arrèter les calculs à la ligne 5 (5 commandes). En effet,
le côut total baisse jusqu'a 4 commandes et augmente à
partir de 5 commandes.
3.2. Les limites de cette méthode
Cette méthode est difficilement utilisable dans
le commerce car pour qu'elle fonctionne il faut impérativement
:
- que les ventes annuelles connues avec certitudes
- que les sorties (les ventes) soient régulières (ce qui
n'est pas toujours le cas dans le commerce)
- que les délais d'approvisionnement soient stables
- que le prix d'achat unitaire soit indépendant des quantités
commandées
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