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LA PREPARATION DES ACHATS

 

1. Le plan d'achat, le budget d'achat et la prévision marchandises 3. La comparaison et la sélection des nouveaux fournisseurs
1.1 Définition 3.1. La compraison et la sélection des fournisseurs
1.2 Etablir le plan d'achat et le budget d'achat 3.2. Le tableau de comparaisons des offres
2. La recherche et la sélection des fournisseurs. 4. La relation distributeur / fournisseur
2.1 Les sources de recherche 5. Préparer une négociation d'achat
2.2 La provocation des offres  
Fiches ressources et exercices
Tableau de comparison des offres : les tables à repasser
Le trade-marketing.
Préparer une négociation achat : les tee-shirts

Ce que l'on ne peut plus gagner sur les ventes, il faut l'économiser sur les achats.
Cette refexion d'un chef d'entreprise résume à elle seule l'enjeu de la fonction achat !!

1. Le plan d'achat, le budget d'achat et la prévision marchandises

1.1 Définition

Le plan d'achat est document interne qui permet de prévoir les quantités à commander pour une période donnée.
Le budget d'achat permet de traduire le plan d'achat en franc, en argent. Les prévisions marchandises, permettent d'étaler dans le temps les commandes et les réceptions de marchandises.

1.2 Etablir le plan d'achat et le budget d'achat

1.2.1 Choisir des nouveaux produits.

Choisir de référencer un produit est une décision lourde de conséquence qui ne doit pas entre prise à la légère. Il est important de se poser un certain nombre de questions qui correspondent à la mise en oeuvre du plan de marchéage de l'entreprise (les "4 P") du type :

LE PRODUIT:
Correspond-il aux gammes référencées par l'entreprise?
Correspond-il au positionnement, à l'image, de l'entreprise?
Correspond-il aux besoins de ma clientèle, de ma zone de chalandise?
Correspond-il à une mode que je veux et que je peux exploiter ?
Qu'en est-il de mes concurrents ? Référencent-ils ce produit ? Est-ce que je dois ou non les imiter ?
Etc..

Les calculs de budget, les prévisions marchandises ainsi que des quantités à commander sont traités dans le pôle "gérer"

2. La recherche et la sélection des fournisseurs.

Un responsable de point de vente ou de rayon procède â une recherche de fournisseur lorsqu'il décide:
· de modifier son assortiment
· d'acheter du matériel d'équipement (mobilier de vente, équipement informatique, objets publicitaires....)
· De mettre en concurrence son fournisseur habituel ou d'en changer ci celui ci ne donne plus satisfaction

2.1 Les sources de recherche

Plusieurs sources d'information permettent de trouver les coordonnées des fournisseurs susceptibles de fournir le produit acheté

2.1.1. Les fichiers fournisseurs et produit existant.

Tout responsable organiser devrait tenir un jour un "fichier fournisseurs" et un "fichier produit" manuel ou informatisé dans lequel il peut rapidement se tourner en cas de besoin.
Le fichier fournisseurs pourrait contenir des informations du type:
· Identification, interlocuteur
· Produits vendus
· Tarifs et conditions de vente
· Historique des relations
Le fichier produits pourrait contenir des informations du type:
· Gammes et prix
· Caractéristiques
· Evolution de la demande Fournisseurs
· etc.

2.1.2. Les visites des représentants

Certains commerçants éconduisent rapidement les représentant. C'est dommage car c'est tourner le dos à une information gratuite et rapidement consultable qui pourrait être utile dans l'avenir. Elle peut permettre d'enrichir son "fichier fournisseurs"

2.1.3. Les annuaires et la presse professionnelle

Il y a sur le marché un grand nombre de revues et d'annuaires professionnels dans lesquels on peut trouver des informations sur des fournisseurs potentiels et sur les produits.

2.1.4. Les serveurs professionnels sur le réseau "INTERNET"

Les grands fabricants, comme les petites entreprises ont tous leurs serveurs sur INTERNET. Grâce à ce média, il est même possible d'assister à des présentations de produits virtuelles et de demander en ligne des informations.

Il existe aussi des sites dont l'objectif est de mettre en relation des acheteurs potentiels et un grand nombre de fournisseurs. On peut citer :
. Foodbourse (http://www.foodbourse.com/) qui est spécialisé dans le commerce international des produits agroalimentaires. Il est même possible de s'abonner d'émettre un appel d'offre et les fournisseurs connectés répondent par la suite. Ce site permet aussi de négocier en ligne en toute confidentialité.

2.1.5. Les salons professionnels

Ils permettent de rencontrer les professionnels et d'assister à des présentations de produits.

 

2.2 La provocation des offres

Elle a lieu par la technique des appels d'offres.

2.2.1. Terminologie

Appel d'offre: demande d'informations auprès de plusieurs fournisseurs concernant des produits inhabituels ou une commande exceptionnelle (un nouveau référencement par exemple). On peut passer un appel d'offre par:
· Lettre commerciale adressée aux fournisseurs recensés
· Fax, télécopie
. Téléphone (confirmer par écrit)
. Directement par Internet

On peut fournir les informations suivantes :
· Les caractéristiques du produit recherché
· La quantité
· Les conditions de paiement souhaitées
· La visite éventuelle d'un représentant
· Eventuellement le prix: on peut choisir de ne pas préciser le prix souhaité et attendre la proposition du fournisseur pour avoir une marge de négociation.

3. La comparaison et la sélection des nouveaux fournisseurs

3.1. La compraison et la sélection des fournisseurs

Sélectionner un fournisseur c'est retenir le fournisseur qui offre les conditions les plus avantageuses pour un ou plusieurs produits. Il faut
1. Définir précisément son besoin d'achat (qualité, quantité, gamme de prix)
2. Connaître les critères d'achat prioritaires du magasin ( prix, qualité, notoriété de la marque, délais de livraisons, délai de paiement respect du budget d'achat, etc..)
3. Rassembler la documentation et les propositions reçues des fournisseurs (courriers, comptes rendus de visite des représentants, manifestations commerciale, etc.)
4. Présélectionner les fournisseurs en éliminant d'emblée ceux qui ne correspondent pas au besoin d'achat et aux critères d'achat (produits non conformes au plan d'assortiment, prix trop élevés....).
5. Analyser les propositions pré sélectionnées de façon homogène (analyser les gammes de produits identiques dans un tableau de comparaison des offres)

Pour comparer les offres il faut examiner les paramètres suivants:

PRIX :

Unité de commande

(pièce, carton, palette....)?

 

Réduction ?

Régulière

en fonction du montant de chaque commande? en fonction de la fréquence d'approvisionnement?

 

Exceptionnelle

offre de lancement d'un nouveau produit?

Ristourne ?

A partir de quel chiffre d'affaire réalisé avec le fournisseur?

 

CONDITIONS DE VENTE

Quantité

Le fournisseur impose t-il un minimum de commande ?

Si oui lequel? Est-il compatible avec les choix commerciaux de l'entreprise?

Livraison

Quel délai? Qui livre ? Le fournisseur, un transporteur?

Qui paie le transport ? Le client (en port du, en port payé) Le fournisseur (franco de port)

Paiement

Le fournisseur accorde t-il :

Un délai? 30,60, 90 jours ? Un escompte en cas de paiement comptant ? Combien ?
La reprise des invendus ?

3.2. Le tableau de comparaisons des offres

Pour avoir une vision d'ensemble de tous les fournisseurs, il est pratique d'analyser les offres sous forme d'un tableau dans lequel on indique les paramètres d'études choisis.

voir l'exemple "les tables à repasser"

4. La relation distributeur / fournisseur

Il fut un temps ou les relations entre les fournisseurs et les distributeurs étaient souvent conflictuelles. chacun considérait que l'intérêt de l'autre était opposé au sien. Par exemple, le distributeur veut acheter le moins cher possible au fournisseur qui lui de son coté veut vendre le plus cher possible.
Aujourd'hui les mentalités évoluent. Plutôt que de se battre, les différents acteurs du commerce ont compris qu'il est plus utile de collaborer en mettant le client final au centre de la réflexion.

Le fruit de cette collaboration est souvent appelé le trade-marketing.

5. Préparer une négociation d'achat

Préparer une négociation d'achat c'est :
- lister les points essentiels à aborder durant la négociation
- Anticiper la négociation pour prévoir :
. l'éventualité de positions divergentes entre le vendeur et l'acheteur
. des arrangements possibles (être prêt à faire des concessions ou des substitutions)

Quatre étapes sont requises :

1. Consulter le fichier fournisseur afin de se renseigner sur les relations préalables entretenues avec lui

2. Récapituler les points à négocier (questions à se poser avant la négociation):
- Quel produit ?
- Quelle qualité ?
- Quelle quantité ?
- Quelle fréquence de réapprovisionnement ?
- Quel prix (remises, ristournes, escompte) ?
- Quel taux de marge ?
- Quels services annexes (étiquetage, etc.)
- Quels délais et conditions de paiement ?
- Quels délais de livraisons ?
- Quelle assistance commerciale ?
. Service après-vente
. Reprises des invendus
. Participation aux actions promotionnelles (animations, prix spéciaux, matériels publicitaires)
. Gestion des linéaires (préconisation d'implantation, marchandisage)

3. Fixer les objectifs
L'acheteur doit rechercher
- la meilleure réponse à la demande de la clientèle de la zone de chalandise
- la meilleure adéquation entre le rapport qualité-prix public-conditions de vente et la politique de marge
de l'entreprise

4. Prévoir une marge de recul
Prévoir les concessions ou les substitutions que l'on est prêt à faire après avoir réfléchis aux conséquences

Concession : L'acheteur cède sur un ou plusieurs points litigieux  afin de trouver un arrangement

Substitution : l'acheteur décide d'abandonner un point pour en obtenir un autre

Voir l'exemple des tee-shirts