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LA PREPARATION DES ACHATS
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Ce que l'on ne peut plus gagner sur les ventes,
il faut l'économiser sur les achats.
Cette refexion d'un chef d'entreprise résume à elle seule
l'enjeu de la fonction achat !!
1. Le plan d'achat, le budget
d'achat et la prévision marchandises
1.1 Définition
Le plan d'achat est document interne qui permet de prévoir
les quantités à commander pour une période donnée.
Le budget d'achat permet de traduire le plan d'achat en franc, en argent.
Les prévisions marchandises, permettent d'étaler dans
le temps les commandes et les réceptions de marchandises.
1.2 Etablir le plan d'achat
et le budget d'achat
1.2.1 Choisir des nouveaux produits.
Choisir de référencer un produit est une
décision lourde de conséquence qui ne doit pas entre prise
à la légère. Il est important de se poser un certain
nombre de questions qui correspondent à la mise en oeuvre du
plan de marchéage de l'entreprise (les "4 P") du type
:
LE PRODUIT:
Correspond-il aux gammes référencées par l'entreprise?
Correspond-il au positionnement, à l'image, de l'entreprise?
Correspond-il aux besoins de ma clientèle, de ma zone de chalandise?
Correspond-il à une mode que je veux et que je peux exploiter
?
Qu'en est-il de mes concurrents ? Référencent-ils ce produit
? Est-ce que je dois ou non les imiter ?
Etc..
Les calculs de budget, les prévisions marchandises
ainsi que des quantités à commander sont traités
dans le pôle "gérer"
2. La recherche et la sélection
des fournisseurs.
Un responsable de point de vente ou de rayon procède
â une recherche de fournisseur lorsqu'il décide:
· de modifier son assortiment
· d'acheter du matériel d'équipement (mobilier
de vente, équipement informatique, objets publicitaires....)
· De mettre en concurrence son fournisseur habituel ou d'en changer
ci celui ci ne donne plus satisfaction
2.1 Les sources de recherche
Plusieurs sources d'information permettent de trouver
les coordonnées des fournisseurs susceptibles de fournir le produit
acheté
2.1.1. Les fichiers fournisseurs et produit
existant.
Tout responsable organiser devrait tenir un jour un "fichier
fournisseurs" et un "fichier produit" manuel ou informatisé
dans lequel il peut rapidement se tourner en cas de besoin.
Le fichier fournisseurs pourrait contenir des informations du type:
· Identification, interlocuteur
· Produits vendus
· Tarifs et conditions de vente
· Historique des relations
Le fichier produits pourrait contenir des informations du type:
· Gammes et prix
· Caractéristiques
· Evolution de la demande Fournisseurs
· etc.
2.1.2. Les visites des représentants
Certains commerçants éconduisent rapidement
les représentant. C'est dommage car c'est tourner le dos à
une information gratuite et rapidement consultable qui pourrait être
utile dans l'avenir. Elle peut permettre d'enrichir son "fichier
fournisseurs"
2.1.3. Les annuaires et la presse professionnelle
Il y a sur le marché un grand nombre de revues
et d'annuaires professionnels dans lesquels on peut trouver des
informations sur des fournisseurs potentiels et sur les produits.
2.1.4. Les serveurs professionnels sur le
réseau "INTERNET"
Les grands fabricants, comme les petites entreprises ont
tous leurs serveurs sur INTERNET. Grâce à ce média,
il est même possible d'assister à des présentations
de produits virtuelles et de demander en ligne des informations.
Il existe aussi des sites dont l'objectif est de mettre
en relation des acheteurs potentiels et un grand nombre de fournisseurs.
On peut citer :
. Foodbourse (http://www.foodbourse.com/) qui est spécialisé
dans le commerce international des produits agroalimentaires. Il est
même possible de s'abonner d'émettre un appel d'offre et
les fournisseurs connectés répondent par la suite. Ce
site permet aussi de négocier en ligne en toute confidentialité.
2.1.5. Les salons professionnels
Ils permettent de rencontrer les professionnels et d'assister
à des présentations de produits.
2.2 La provocation des offres
Elle a lieu par la technique des appels d'offres.
2.2.1. Terminologie
Appel d'offre: demande d'informations
auprès de plusieurs fournisseurs concernant des produits inhabituels
ou une commande exceptionnelle (un nouveau référencement
par exemple). On peut passer un appel d'offre par:
· Lettre commerciale adressée aux fournisseurs recensés
· Fax, télécopie
. Téléphone (confirmer par écrit)
. Directement par Internet
On peut fournir les informations suivantes :
· Les caractéristiques du produit recherché
· La quantité
· Les conditions de paiement souhaitées
· La visite éventuelle d'un représentant
· Eventuellement le prix: on peut choisir de ne pas préciser
le prix souhaité et attendre la proposition du fournisseur pour
avoir une marge de négociation.
3. La comparaison et la sélection
des nouveaux fournisseurs
3.1. La compraison et la
sélection des fournisseurs
Sélectionner un fournisseur c'est
retenir le fournisseur qui offre les conditions les plus avantageuses
pour un ou plusieurs produits. Il faut
1. Définir précisément son besoin d'achat (qualité,
quantité, gamme de prix)
2. Connaître les critères d'achat prioritaires du magasin
( prix, qualité, notoriété de la marque, délais
de livraisons, délai de paiement respect du budget d'achat, etc..)
3. Rassembler la documentation et les propositions reçues des
fournisseurs (courriers, comptes rendus de visite des représentants,
manifestations commerciale, etc.)
4. Présélectionner les fournisseurs en éliminant
d'emblée ceux qui ne correspondent pas au besoin d'achat et aux
critères d'achat (produits non conformes au plan d'assortiment,
prix trop élevés....).
5. Analyser les propositions pré sélectionnées
de façon homogène (analyser les gammes de produits identiques
dans un tableau de comparaison des offres)
Pour comparer les offres il faut examiner
les paramètres suivants:
PRIX :
| Unité
de commande |
(pièce,
carton, palette....)? |
|
| Réduction
? |
Régulière |
en
fonction du montant de chaque commande? en fonction de la fréquence
d'approvisionnement? |
|
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Exceptionnelle
|
offre
de lancement d'un nouveau produit? |
| Ristourne
? |
A
partir de quel chiffre d'affaire réalisé avec le fournisseur? |
|
CONDITIONS DE VENTE
| Quantité |
Le
fournisseur impose t-il un minimum de commande ? |
Si
oui lequel? Est-il compatible avec les choix commerciaux de l'entreprise? |
| Livraison |
Quel
délai? Qui livre ? Le fournisseur, un transporteur? |
Qui
paie le transport ? Le client (en port du, en port payé) Le fournisseur
(franco de port) |
| Paiement
|
Le
fournisseur accorde t-il : |
Un
délai? 30,60, 90 jours ? Un escompte en cas de paiement comptant
? Combien ?
La reprise des invendus ? |
3.2. Le tableau de comparaisons
des offres
Pour avoir une vision d'ensemble de tous les fournisseurs,
il est pratique d'analyser les offres sous forme d'un tableau dans lequel
on indique les paramètres d'études choisis.
voir l'exemple "les
tables à repasser"
4. La relation distributeur
/ fournisseur
Il fut un temps ou les relations entre les fournisseurs
et les distributeurs étaient souvent conflictuelles. chacun considérait
que l'intérêt de l'autre était opposé au
sien. Par exemple, le distributeur veut acheter le moins cher possible
au fournisseur qui lui de son coté veut vendre le plus cher possible.
Aujourd'hui les mentalités évoluent. Plutôt que
de se battre, les différents acteurs du commerce ont compris
qu'il est plus utile de collaborer en mettant le client final au centre
de la réflexion.
Le fruit de cette collaboration est souvent appelé
le trade-marketing.
5. Préparer une négociation
d'achat
Préparer une négociation d'achat c'est :
- lister les points essentiels à aborder durant la négociation
- Anticiper la négociation pour prévoir :
. l'éventualité de positions divergentes entre le vendeur
et l'acheteur
. des arrangements possibles (être prêt à faire des
concessions ou des substitutions)
Quatre étapes sont requises :
1. Consulter le fichier fournisseur afin de se renseigner
sur les relations préalables entretenues avec lui
2. Récapituler les points à négocier
(questions à se poser avant la négociation):
- Quel produit ?
- Quelle qualité ?
- Quelle quantité ?
- Quelle fréquence de réapprovisionnement ?
- Quel prix (remises, ristournes, escompte) ?
- Quel taux de marge ?
- Quels services annexes (étiquetage, etc.)
- Quels délais et conditions de paiement ?
- Quels délais de livraisons ?
- Quelle assistance commerciale ?
. Service après-vente
. Reprises des invendus
. Participation aux actions promotionnelles (animations, prix spéciaux,
matériels publicitaires)
. Gestion des linéaires (préconisation d'implantation,
marchandisage)
3. Fixer les objectifs
L'acheteur doit rechercher
- la meilleure réponse à la demande de la clientèle
de la zone de chalandise
- la meilleure adéquation entre le rapport qualité-prix
public-conditions de vente et la politique de marge
de l'entreprise
4. Prévoir une marge de recul
Prévoir les concessions ou les substitutions que l'on est prêt
à faire après avoir réfléchis aux conséquences
| Concession : L'acheteur
cède sur un ou plusieurs points litigieux afin de trouver
un arrangement |
Substitution : l'acheteur
décide d'abandonner un point pour en obtenir un autre |
Voir l'exemple des tee-shirts